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ビジネスの英語メール!件名の例文&知ってて得する3つの裏ワザ!

ビジネスで英語メールを送るとき、
件名をどうしよう?


と迷ったことはありませんか?

「えーいめんどくさい!
件名なんて小さな部分
それほど深刻にならなくてもいっか…
よし!」

Regarding your visit (訪問の件について)”

【単語集】
Regarding: ~について 
visit: 訪問

「はい送信!」

って、ちょ、ちょっと待ったー!!!

ちょっと待ってください。
送信の前に…!

実はメールの件名には、
あなたや相手の、
大切な時間を無駄にさせない、
重要な役割があるのです。

今回は、
ビジネスシーンで便利に使える、
英語メールの件名の例文と、
件名に関する知ってて得する3つの裏ワザをご紹介します!!

それでは行ってみましょう!!

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英語メールの件名!知ってて得する3つの裏ワザ

 
英語メールの件名の3つの重要ポイント
1.できるだけ具体的に!
2.件名を使いまわさない!
3.催促は遠慮なくすべし!

1.いつ、どこで、何を? できるだけ具体的に!

それでは早速、
上で例に挙げた件名、

Regarding your visit

のどこがいけないのかを考えてみましょう!

自分がこの件名で、
メールをもらったと仮定してください。

では、質問です!

  • どこへの訪問なのか分かりますか?
  • いつ訪問するのかわかりますか?
  • 何の件での訪問なのかわかりますか?
  • この件名からは何もわかりませんよね。

    これをわかりやすく書き換えると、

    “Your visit to Mie plant on 13th Nov 15 for Quotation NO123″
    (2015年11月13日、見積り番号123についての三重工場への訪問について)

    こんな感じになります。
    見積もられた製品の、
    実際の生産ラインや、
    品管の様子などを見に、
    お客さんが工場を実際に訪問する、
    というような場合のメールの件名です。

    いつ、どこへ、何をしに、
    の情報が入っているので、
    見積書や過去のメールのやり取りを、
    探す【相手の時間】を大幅に短縮できます。

    相手がうれしい ➡ 自分にもなにかいいことがある^^
    これはビジネスの常識ですよね。

    件名は、本文の内容を簡潔に説明するようにしましょう。

    注文書の番号(PO number)、
    請求書の番号(Invoice number)、
    納期の日付(date of the delivery)など、
    そのメール特有の番号や日付を入れると、
    後あと追跡するのに便利です。

    請求書を送付する時の件名

  • Invoice for the service on 12th March 2015
  • 2015年3月12日のサービス料についての請求書

  • Invoice for your PO number 1234567
  • 注文番号1234567についての請求書

    請求書:Invoice
    注文書:Purchase Order (PO)

    注文書を送付する時の件名

    特定の PO(注文)について、
    やり取りをする時の件名です。

  • Your PO number 1234567 on 17th April 15
  • (2015年4月17日の注文番号1234567について)

    納期について

  • Delay of the delivery for your PO number 1234567
  • (注文番号1234567の納期の遅れについて)

    納期:Lead time/delivery/ Deadline/ due date
    遅れ:Delay

    2.件名を使いまわさない!

    ところで、メールには、
    当然相手のメールアドレスが記載されていますね。

    そのまま返信をクリックすれば、
    その人宛にメールが送信できます。

    でも、別件なのに
    件名を書き直さずに、使いまわしてはいませんか?

    信じられない!
    という方はここはスルーしてくださいね。

    でも、実際に何割かのかたから、
    こうしたメールをいただくことがあるんです。

    これはビジネスマナーとして
    絶対にさけたいですね。

    件名に、
    特定の注文番号・請求書番号、
    プロジェクト番号等を入れたら、
    最後まで、
    それに関連する内容を貫きましょう。

    「あんたこう言ったじゃないか」
    「いやそんなこと言ってない」

    といったトラブルがあって、
    証拠を提出しなければならない時に、
    正確にトラックできない件名では
    致命的な時間や利益の損失
    となりかねません。

    3.催促/再送は遠慮なくすべし!

    メールを送信してから、
    数日たっても相手から返事がない、
    こんな時便利なのが、
    Reminderです。

    催促しているのに無視し続ける相手には、
    遠慮なくこのReminderを送りましょう!!

  • Reminder of my e-mail on 13th July 2015
  • 2015年7月13日のメールの再送

    Reminder:再送

    Reminderは日本語にするには難しいですが、
    「もしかして忘れているといけないので…」
    のような意味でのメールの再送信です。
    柔らかい催促となります。

    普通は、元の件名があっての再送なので、
    元の件名の左側にReminderと書き入れます。

    例:Reminder:delay of the delivery for PO no 123
    (再送:注文番号123の納期の遅れについて)

    いつまでたっても返事をくれない時は、

    Reminder1

    Reminder2

    Reminder3

    と、メールを再送するたびに数字を上げて、
    容赦なく相手に
    プレッシャーをかけるようにしましょう。^^

    e-mail

    まとめ

    いかがでしたか?
    もう一度まとめてみましょう!

     
    英語メールの件名の3つの重要ポイント
    1.できるだけ具体的に!
    2.件名を使いまわさない!
    3.催促は遠慮なくすべし!

    お役に立てれば幸いです。
    お付き合いいただきありがとうございました!


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